'Kanban tekniği' ile zamanı etkili kullan
Gün içinde zihnimiz sürekli yapacağımız işlerle meşgul oluyor. Hem işleri hem zamanı yönetmeye çalışırken stres oluyoruz ve aslında yapılması o kadar da zor olmayan işleri gözümüzde büyütüyoruz. Hatta kendimizi bu stresten uzak tutmak için işleri ertelemeye başlıyoruz. Acaba zamanı mı iyi yönetemiyoruz?
Zamanı organize etmekte zorlanan herkes için oldukça kullanışlı olan bu teknik, görev ve sorumlulukları önceliklendirmek için birebir. Verimli zaman yönetimi olan Kanban tekniği, zaman baskısının azaltıyor ve sorumluluklar yüzünden yaşanan stresi de dengeliyor.
Peki nedir bu Kanban tekniği ve nasıl uygulanır?
Kanban kelimesinin kökeni antik Japonya'ya dayanıyor; tahta ve tabela olarak iki anlama geliyor. 1940 yıllarında bir Japon firması olan Toyota'da endüstri mühendisi olarak çalışan Taiichi Ohno, fabrikada iş ve işçi verimliliğini artırmak için Kanban adı verilen bir teknik geliştirdi.
Teknik iki prensibe dayanıyor, görselleştirmek ve sınırlandırmak. Görselleştirme, görevi somut halde görmeye yardımcı olurken, sınırlandırma görevlerin yığılmasına engel oluyor.
Beyninin iki lobunu da kullanma olarak tanıyan görselleştirme; yaptığın işi planlamanı ve düzene sokmanı kolaylaştırır.
Bilgisayar ekranına, bir kartona, bir panoya veya sadece bir kağıt üzerine; üç bölümden oluşan bir şema oluştur.
İlk bölüme 'yapılacaklar listesi' diyebilirsin. Henüz yapmaya başlamadığın ancak yapman gereken her şeyi bu bölüme yaz ve ilgine göre renklendir. Renkli kalemler ve post itler kullanmak, işi daha keyifli ve çekici hale getirecek. Hayal ettiğin ve arzuladığın şeylere de bu kısımda yer verebilirsin. İsteklerini burada görmek onları yapmaya başlaman için motivasyon sağlayacak.
İkinci bölümü 'yapıyorum' olarak adlandır. Bu kısıma hali hazırda başladığın ve yapmaya devam ediyor olduğun işleri yaz. Yapacaklar listesinden seçtiğin 3 işi bu kısıma ekleyebilirsin.
Üçüncü yani son bölüme ise 'yaptıklarım' adını ver. Yapıyorum kısmından bitirdiğin tüm işleri bu bölüme kaydır. Ve BAŞARDIN! Bitirdiğin işleri burada görmek hem seni psikolojik olarak rahatlatacak hem de motivasyonunu koruyacak. Listedeki işler arttıkça üzerindeki yükler azalacak.
Kanban tekniğinin avantajları
- Teknik sayesinde işlerini zamanında tamamlarsın ve daha fazla iş üstlenmek istersin.
- Sorumluluklarını unutmaz, zamanı kaçırmazsın.
- Zihnindeki karmaşadan kurtulursun.
- Neyi, ne kadar sürede tamamladığını görürsün.
- Erteleme huyundan vazgeçersin.
- Kendine daha fazla zaman ayırırsın.